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Wie sind Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen?

Der Gesetzgeber sieht keine bestimmte Form der Aufzeichnungen vor, der Arbeitgeber kann die Modalitäten einseitig im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen festlegen, da er die rechtliche Verpflichtung zu Zeitaufzeichnungen hat, und diese ohne Mitwirkung der Arbeitnehmer*innen nicht erfüllen kann.
Das Vorliegen der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht befreit von der Mitbestimmung nach §96a Abs.1 Z1 Arbeitsverfassungsgesetz ArbVG.
Die üblichsten Formen der Aufzeichnung von Arbeitszeiten sind:
  • Händische Aufzeichnung
  • Aufzeichnung über Excel
  • Elektronische Zeiterfassung

Händische Zeitaufzeichnungen

Ist die einfachste und natürlich kostengünstigste Form der Aufzeichnung.
Vorteile
  • In der Erfassung günstig.
  • Weitestgehend geschützt vor Manipulation durch andere Personen.
Nachteile
  • In der Verarbeitung der erfassten Zeiten (Bewertung von Arbeitszeiten, Überstunden, Ermittlung von Zulagen, Überwachung von Arbeitszeitgrenzen, Verwaltung von Ruhezeiten und Fehlzeiten usw.) sehr kostenintensiv (wieder Eingabe der Daten in ein System erforderlich, das Berechnungen durchführt).
  • Fehleranfällig durch händische Erfassung in diesem System.
  • Im Ergebnis letztendlich dadurch doch nicht so kostengünstig, wie man auf den ersten Blick meinen könnte.
Empfehlung
Wählen Sie die händischen Arbeitszeitaufzeichnungen als Methode nur, wenn Ihr Unternehmen eine kleine Zahl von Mitarbeiter*innen hat und nur dann, wenn Sie fixe Arbeitszeiten vereinbart haben.

Zeitaufzeichnungen im Excel

Ist eine relativ kostengünstige Form der Aufzeichnung, da üblicherweise Excel als Standardsoftware im Unternehmen vorhanden ist.
Vorteile
  • Relativ kostengünstig.
  • Einfache Berechnungen können durchgeführt werden.
Nachteile
  • Man stößt aufgrund des komplexen Arbeitszeitrechts relativ schnell an die Grenzen, wenn es um Durchrechnungen von Arbeitszeiten geht (z.B. 17-Wochen-Durchrechnung der maximalen Arbeitszeit, Durchrechnungsmodelle der Normalarbeitszeit mit diversen Zeitsalden usw.).
  • Beliebig manipulierbar (es wird keine Historie von Änderungen mitgeführt), dadurch schwierige Beweisführung bei Überprüfungen oder Verfahren vor Gericht.
Empfehlung
Aufgrund der Manipulierbarkeit und der wahrscheinlichen Nichterfüllung der gesetzlichen (österreichischen) Anforderungen würde ich vom Einsatz abraten.

Elektronische Zeiterfassung

Sollte mittlerweile für mittlere bis große Unternehmen der Standard der Zeitaufzeichnungsmethode sein. Es gibt am Markt eine Vielzahl von elektronischen Erfassungsmethoden wie Hardwareterminals mit unterschiedlichen Leseverfahren, Buchungssoftware im Web usw.
Die Firma GEBOS bietet Zeiterfassungshardware von 3 namhaften Zeiterfassungsterminalherstellern an:
Vorteile
  • Maximale Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen.
  • Korrekte Abrechnung und Überwachung von Arbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten.
  • Relativ kurze Amortisationszeit durch weitestgehende Automatisierung von Berechnungen und Arbeitsabläufen.
  • Hohe Manipulationssicherheit durch Historie.
Nachteil
  • Relativ hohe Investitionskosten.
Empfehlung
Für mittlere bis große Unternehmen unabdingbar, um die heutigen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und auf die immer größere werdende Forderung von Arbeitnehmer*innen nach flexiblen Arbeitszeiten eingehen zu können.

Biometrische Leseverfahren

Ist die Entscheidung zugunsten einer elektronischen Zeiterfassung einmal gefallen und es soll über Zeiterfassungshardware gebucht werden, stellt sich die Frage, welches Leseverfahren zum Einsatz kommen soll.
Stand der Technik sind berührungslose Leseverfahren mit Schlüsselanhänger oder Ausweis zur Identifizierung der Arbeitnehmer*innen am Zeiterfassungsterminal.
Viele Zeiterfassungshardwarehersteller bieten auch die Identifizierung per Fingerabdruck.
Hier ist Vorsicht geboten:
Da es sich um eine automationsunterstützte Erfassung von besonders sensibler und die Menschenwürde berührender Form der Erfassung handelt, müssen Sie die Zustimmung des Betriebsrates (§96 Abs. 1 Z3 Arbeitsverfassungsgesetz ArbVG) einholen. Gibt es keinen Betriebsrat in Ihrem Unternehmen, ist die Zustimmung der Arbeitnehmer*innen nach §10 Arbeitsvertragsrechtanpassungsgesetz AVRAG erforderlich.

Dies ist auch aus Gründen des Datenschutzes und des Persönlichkeitsschutzes unbedingt erforderlich! (Datenschutz-Grundverordnung und Datenschutzgesetz)
Vorteile
  • Kostengünstiger als berührungslose Medien.
  • Keine Manipulation möglich.
Nachteile
  • Bekommen Sie die Zustimmung für diese Art der Zeiterfassungsmethode vom Betriebsrat oder einzelnen Arbeitnehmer*innen nicht, haben Sie keine rechtliche Handhabe, die Erfassung der Zeiten über den Fingerscan zu erzwingen, zumal es andere („gelindere“) Möglichkeiten der Erfassung gäbe.
  • Fehlende Hygiene kann natürlich zum Problem werden, da ja jeder seinen Finger auf den Scanner legen muss (Pandemie, Lebensmittelbetrieb).
Empfehlung
Ich würde vom Einsatz abraten, da viel zu sensibles Thema, obwohl verfügbar, bietet die Firma GEBOS Zeiterfassungsterminals mit Fingerprint aufgrund der oben angeführten Nachteile nicht an.

Manipulation von Zeitaufzeichnungen

Immer wieder höre ich von Interessenten, dass sie eine elektronische Zeiterfassung im Einsatz haben, in der sie Zeitaufzeichnungen manipulieren müssen, um eine korrekte Bewertung bzw. Berechnung von Arbeitszeiten zu erzwingen. Zeitaufzeichnungen gelten als Urkunden. Das Verfälschen von Urkunden könnte als Urkundenfälschung im Sinne des §223 Abs. 1 Strafgesetzbuch StGb ausgelegt werden.

Der Strafrahmen für Urkundenfälschungen beträgt:
Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bis zu 720 Tagsätzen.

Weiters oft gehört:
Manipulation von Buchungen (Arbeitszeiten werden anders verteilt) um Überstunden zu vermeiden, das Überschreiten von Arbeitszeitgrenzen zu vermeiden oder das Enstehen von Ersatzruhezeiten verhindern. Urkundenfälschung
Arbeitnehmer*in händigt den Buchungsausweis an Kolleg*innen aus, um Zeiten von diesen buchen zu lassen. Urkundenfälschung
Thema für kommende Woche: Was gilt als Arbeitszeit?
Bis nächste Woche
Ihr Peter Schnabl
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Erfassung von Arbeitszeiten

Wie sind Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen? Händische Zeitaufzeichnungen Zeitaufzeichnungen im Excel Elektronische Zeiterfassung Biometrische Leseverfahren Manipulation von Zeitaufzeichnungen

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