18.01.2021
Die automatisierte Abrechnung eines Mitarbeiters in der Personalzeiterfassung ist in Zeiten von komplizierten Rechenregeln ein wichtiger Bestandteil.

Mit einer automatisierten Zeiterfasung werden sämtliche Buchungskorrekturen und Freigaben flexibel durchgeführt. Gesetzliche Vorschriften werden stets eingehalten und die Personalabteilung wird durch die Digitalisierung wesentlich entlastet. Am Markt kursieren eine Vielzahl an Zeiterfassungsprogrammen, dabei bringt jede Software Ihre individuellen Vorteile mit sich. Allerdings ist immer zu hinterfragen, ob auch wirklich eine automatisierte Abrechnung möglich ist. 

In diesem Beitrag möchten wir unsere Anforderung an eine digitale, automatisierte Zeiterfassung erläutern und mit Vorteilen untermauern.

 

Das Ziel einer automatisierten Zeiterfassungssoftware sollte sein:

Alle Rechenregeln, seien es Überstundenfreigaben, Zeitfreigaben, aber auch Informationen wie den 17-Wochenschnitt der Arbeitszeit sowie die Auszahlung sollten automatisiert und vom Mitarbeiter veranlasst ablaufen. Dazu möchten wir Ihnen 4 Vorteile erläutern:

 

 

1) Aufwandsminimierung der Personalverwaltung

Sämtlicher Mehraufwand, der auf die Personalverwaltung zurückfällt, wird durch Digitalisierung weitestgehend minimiert. Erfasste Zeitsalden bilden eine Grundlage für die Lohnverrechnung. Wenn Buchungen unleserlich oder fehlerhaft dokumentiert wurden, benötigen Sie zusätzlichen Arbeitsaufwand, um die Notizen Ihrer Mitarbeiter entschlüsseln zu können.

 

 

2) Gesetzliche Vorgaben werden eingehalten

 

Jedes Unternehmen muss die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Werden bei einer Überprüfung Ordnungswidrigkeiten festgestellt, kommt es zur Verhängung von teuren und eigentlich vermeidbaren Strafzahlungen. Bei dieser Vielzahl an Vorgaben, kann man schon mal den Überblick verlieren, aber hier gilt wie in so vielen Fällen: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Deswegen ist es sinnvoll, eine automatisierte Abrechnung zu integrieren, die sämtliche gesetzliche Vorschriften erfüllt.

 

 

3) Abrechnung

Auch kompliziertere Abrechnungsregeln, welche Gleitzeit- und Durchrechnungsvereinbarungen nach sich ziehen, können automatisiert abgerechnet werden. Hier besonders wichtig die Trennung von Normalarbeitszeit und Überstundensalden, aber auch die Einbindung von Reisezeiten in die Abrechnung.

 

4) Überblick und Auswertung der Zeitsalden auf Knopfdruck

Digitale Zeiterfassung bringt einen wesentlichen Vorteil mit sich: Man behält ständig den Überblick über aktuelle Zeitsalden wie z.B Mehrstunden, Überstunden, Fehlzeiten, etc. Auch aktuelle Urlaubsstände (voll wie aliquot) sind jederzeit Stichtagsbezogen wie auch in die Zukunft abrufbar.

Mitarbeiter können jederzeit ihre Zeitsalden abrufen und überprüfen wie viel Zeitausgleich und Urlaub vorhanden ist. Zusätzlich schaffen hierbei integrierte Schnittstellen (Exportmöglichkeiten) eine Kommunikation zwischen der Zeiterfassungssoftware und den zuständigen Lohn.- oder Kostenrechnungsprogrammen.

Sogenannte Workflowmodule senden automatisch Fehlermeldungen per Mail, wenn Mitarbeiter vergessen zu buchen, eine falsche Buchung durchführen oder andere Fehler auftreten. Nachträglich kann sofort die falsche oder nicht vorhandene Buchung korrigiert werden. 

 

Warum Timemanagement?

 

TimeManagement verfolgt seit vielen Jahren ein einfaches Konzept: Alle Änderungs- und Korrekturwünsche gehen vom Mitarbeiter aus und werden durch die Genehmigung der Vorgesetzten automatisch der Berechnung zugeführt. Das gewährt ein hohes Maß an Sicherheit sowohl für den Mitarbeiter (er ist der Auslöser jeder Korrektur) als auch für den Arbeitgeber und entlastet die Personalabteilung enorm. Wenn Sie mehr Informationen möchten, dann füllen Sie unser Kontaktformular aus oder melden sich telefonisch unter 02732/ 94104.